Qu’est-ce que la rétroplanification?
Définition : planification se fondant sur la date de fin prévue d’un plan.
En rétroplanification, on planifie en partant de la fin.
On commence donc par la date de « livraison » (la date d’un événement ou encore le moment où on doit remettre un document) et on élabore les étapes en travaillant à rebours.
Ça permet de mieux identifier l’interdépendance des tâches et de faciliter la coordination des activités.
Les étapes :
1 –Définir l’objectif final et la date de fin,
2 – Faire la liste de toutes les étapes et leur attribuer des responsables,
3 – Déterminer les liens entre les différentes tâches (par exemple : j’attends qu’une personne ait envoyé un texte pour l’ajouter au document avant de l’envoyer au graphiste),
4 – Estimer la durée des tâches.
Les avantages sont nombreux :
- On assure un meilleur suivi du projet : on connait les dates et les responsables de chaque tâche ou activité. Ainsi, on peut facilement savoir, même à l’avance, s’il est possible de réaliser le projet dans les temps, ou s’il y aura des délais.
- On mange l’éléphant par petites bouchées : savoir qu’on a un gros projet à remettre peut faire peur. Mais réaliser de petites actions tous les jours ou toutes les semaines permet d’avancer sans perdre de vue l’objectif final.
- On évite la procrastination puisqu’on sait que même 3 mois avant l’événement, il y a des tâches à réaliser.
- On attribue plus facilement les ressources : en planifiant, on a (généralement) le temps d’aller chercher les ressources nécessaires (plutôt que de tenter de les trouver dans l’urgence).
Quels outils utiliser?
En rétroplanification, rien ne sert de chercher un outil complexe! Excel ou même Word peuvent faire l’affaire.
Tout outil qui vous permettra de classer facilement les tâches à réaliser, de les regrouper, d’y ajouter une date et un responsable sera suffisant.
Rien ne vous sert de vous lancer dans des diagrammes complexes de Gantt ou encore de tenter de vous familiariser dans l’urgence avec un outil de gestion de projets complexe.
Réduisez votre stress. Vous ne serez pas noté pour la beauté de vos diagrammes.
Ce qui compte par-dessus tout? Que le jour J, vous soyez rempli de la fierté d’avoir accompli tout ce qu’il fallait pour que votre projet voie le jour.
